تفاصيل الحدث
تقيم العديد من الهيئات والمؤسسات الحكومية والخاصة في كل دولة العديد من الفعاليات، مثل المهرجانات والمؤتمرات والندوات، إلا أن التحضير لهذه الفعاليات وتنظيمها ليس بالأمر السهل أو البسيط، حيث يحتاج إلى دراسة وتخطيط مبكر، وبالتالي هناك مهارات التي يجب أن يمتلكها الفريق المنظم للحدث من أجل تحقيقها. والقيام بذلك في أفضل شكل.
أهمية دراسة علم تنظيم الفعاليات
ويمكننا توضيح أهمية الدراسة وتعلم كيفية تنظيم الفعاليات من خلال ما يلي: التنظيم والتحضير للفعاليات يساعد في الوصول إلى الفئة المستهدفة في المجتمع، مما يؤدي إلى تحقيق ما تأملونه والذي قامت عليه هذه الفعاليات. – الدراسة يعتبر تنظيم وعمل الفعاليات أحد المكونات الأساسية لنجاح المؤتمرات والمعارض المحلية والدولية. وتساهم الدورات التدريبية والتعليمية الخاصة بالفعاليات في تعليم المتدربين بعض الأسس المهمة، مثل ضرورة تبادل الأفكار ومشاركتها. كما تعمل على تنمية القدرات العقلية والفكرية، بالإضافة إلى فائدتها في تقريب وجهات النظر. دورات تدريبية للمتدربين للتعرف على بعض النقاط المهمة والضرورية لتنظيم الفعاليات (مؤتمرات – حفلات – معارض).
ما هي أهم إجراءات تنظيم الفعاليات؟
بعد أن يحظى المتدربون بفترة من تعلم كيفية التعامل مع الفعاليات وتنظيمها، سيكونون على استعداد للقيام ببعض الإجراءات المدروسة لتنظيم الفعاليات بكافة أنواعها وأنواعها. وهذه الإجراءات هي كما يلي:
– تحديد الهدف من إقامة الفعاليات سواء كانت ندوة أو مؤتمر أو معرض. وعادة ما يكون هذا الهدف هو شعار الحدث ويتم الإعلان عنه على وسائل التواصل الاجتماعي أو شبكات التلفزيون أو غيرها من وسائل الإعلام المعروفة مثل الإذاعة والصحف والمجلات والدوريات.
– تحديد الفئات المدعوة والمستهدفة لحضور الفعاليات سواء كانوا أفراداً أو ممثلي مؤسسات وشركات وإبلاغهم بمواعيد الفعاليات عبر وسائل الاتصال المختلفة مثل هواتفهم أو مراسلتهم عبر البريد الإلكتروني.
– تنظيم برنامج متكامل يحتوي على كافة المواضيع التي سيتم مناقشتها وعرضها خلال الفعاليات. ولا شك أن هذه المواضيع تنقسم إلى موضوعات فرعية وموضوعات أساسية.
– تحديد الممثلين الرسميين والمتحدثين للفعاليات ويتم اختيارهم حسب نوع الفعاليات ومجالهم. على سبيل المثال، إذا كانت الأحداث لمهرجان سينمائي، فسيكون ممثلوه من الممثلين المشهورين والإعلاميين.
– تحديد أوقات وتواريخ الفعاليات حتى يكون الجمهور على علم بتلك الفعاليات. ويمكن الإعلان عن هذه التواريخ من خلال المواقع الإلكترونية، أو الصفحة الرسمية للحدث، أو من خلال وسائل الإعلام.
لا بد من التنظيم المبكر والمسبق لحفل الافتتاح وحفل الختام للفعاليات، وذلك من خلال حجز المكان الذي سيقام فيه الحدث والإشراف على كافة الأعمال التي ستقام فيه. ولا شك أن ذلك سيتطلب عدداً كبيراً من العمال ومصممي الديكور والعديد من الفنيين الآخرين.
ما هي أسباب المشاركة في التدريب على تنظيم الحدث؟
– التعرف على مهاراتك وتقدير ومعرفة قدراتك للتأكد من توافقها مع العمل المطلوب لتنظيم الفعاليات.
– حتى تكون على دراية تامة بالأعمال التي يجب القيام بها خلال فترة التحضير للحدث، حيث يوفر لك التدريب كافة المعلومات.
– أن تتطور في مجال تنظيم وتحضير الفعاليات، لتتمكن بعد ذلك بسهولة من إنشاء شركتك الخاصة المسؤولة عن تقديم هذا النوع من الخدمات، ولا شك أن هذا سيكون مشروعاً مربحاً بالنسبة لك.
لكي تتمكن من تحديد وتحقيق أهدافك المرجوة في تقديم الرعاية الكاملة لحدث معين، من الممكن أن تكون صاحب فكرة الحدث ومنظمه في نفس الوقت.
تساعد هذه التدريبات في تطوير الذات لدى المتدرب، كما تمكنه من الحصول على أفضل وأعلى المعايير العالمية لإقامة الفعاليات.
– أن تتعلم وتفهم أنماط إدارة الأعمال والتخطيط المسبق لأي عمل إداري، وهو ما سيؤهلك أيضاً لدخول سوق العمل، ولا شك أنه في يوم من الأيام سيصبح عنصراً أساسياً لنجاحك في مشروعك، مهما كان مجاله.
ما هي أهم المهارات التي يجب تعلمها لإقامة الفعاليات؟
ويمكننا أن نوضح بلمحة بسيطة عن أهم المهارات التي يجب أن يمتلكها المتدرب وهي:
يجب أن يتمتع المتدرب بالثقة بالنفس والقدرة على مواجهة الصعوبات.
ومن الضروري التركيز على أهداف الأنشطة وتجنب الدعاية المستمرة دون القيام بأي شيء يثبت قيمة النشاط مهما كان مجاله سواء كان خيريا أو اقتصاديا أو اجتماعيا أو سياسيا أو دينيا.
– الانتظام في العمل الدؤوب طوال فترة التنظيم للتأكد من تطبيق نقاط وإجراءات الأحداث بشكل صحيح مما يؤدي إلى نجاحها المؤكد.
Arabic 
English 